一、收文

1、机要室通过机要交换渠道接收的文件，主要有：

（1）中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。

（2）国务院文件：国发、国办发、国办厅字、国办通报、国办发电。

（3）湖北省委文件：鄂发、鄂办发、鄂文、鄂办文、鄂办字、鄂办通报。

（4）湖北省政府文件：鄂政发、鄂政办发、鄂政文、鄂政办文、鄂政办通报。

（5）教育部文件：密码电报和秘密级以上文件。

（6）其他国家机关机密级以上文件。

2、收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。

3、文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，份号有无中间间断，如发现问题，及时向省委机要处查询。

4、登记。首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件标题逐一进行登记。

5、院领导和党委部门负责人出席上级召开的各种会议带回的文件、资料应及时移交机要室签收，个人不得保存“三密”即绝密、机密、秘密文件。

6、处级单位应按照规定配备兼职机要文件管理人员。需归档文件移交档案管理部门归档，无保存价值的文件，按有关规定逐一登记，然后移交机要室统一销毁。干部调动时，须将个人使用和保管的文件移交文件管理部门。

二、文件阅读范围

按照上级文件规定：

1、省军级文件：现任副厅以上党员领导干部。

2、地师级、县团级文件：可向担任同级领导职务的党内外同志传达和组织阅读。必须遵守保密纪律，不得将文件内容传播给无关人员。如发现有向外传播文件内容者，以泄密论处。

3、在离退休工作处设阅文室。由兼职保密员每月到机要室借文件，离休、退休干部阅读文件，按离休、退休前的职务或按离休、退休时经组织批准的级别待遇阅读相应级别的文件。

三、阅文

1、传阅机要文件由机要科长负责分送党委常委阅知。

2、收到急件、机密件立即送分管的领导。

3、领导传阅文件退还时，应对照“送阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。

4、党的“三密”文件，未经制发机关批准或授权，不得自行翻印。因工作需要复制“三密”文件须按规定履行批准手续，并建立严格的登记、管理制度。复制党内文件，须经学院保密委员会同意。复制的文件按正式文件管理。

四、发文

1、下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号，并将有关单位要领取的文件按编排顺序做好准备。

2、与领取文件的兼职保密员一同当面点清文件，严格履行签字手续。

3、机要文件应由兼职保密员领取、保管。

五、借阅

1、凡借阅文件一律在借阅登记本上填写借文时间、文件名称、文号、份号，借文人签名后方可借出文件。

2、离退休工作处的兼职保密员一个月到机要室领取一次文件。

3、借阅文件一般 7 — 10 天，超时要及时催还。

4、手续完备。文件归还时，经核对无误，当面注销。

五、文件的清退和销毁

1、省委机要保密室每年发放文件核对表，核对收到的文件是否与发出的文件一致，发现问题要及时向省委办公厅机要保密室查询。

2、销毁文件，必须严格履行登记手续，经分管领导签字同意后，送至指定的造纸厂，由两人以上监销，在销毁文件过程中，应禁止无关人员介入，以防泄密。

 

 

 

 

中共湖北中医学院委员会

2007年8月1日